Qué es Trello y por qué deberías usarlo en tu negocio?

 

Trello es una herramienta de colaboración que organiza tus proyectos en tableros.‍ Trello supera los 25 millones de usuarios en todo el mundo, lo que la convierte en una de las aplicaciones más populares de productividad y gestión de proyectos.
Y no solo es la gente normal que utiliza la aplicación para preparar comidas o limpiar su casa .
Trello está siendo utilizado por empresas dominantes de la industria como Google y organizaciones que cambian el mundo como la Cruz Roja.
Con ese tipo de adopción global, tiene que poder ayudarte a ti y a tu empresa a hacer más en menos tiempo, ¿no crees?
Esa es exactamente la pregunta que intento responder en este post.

Vamos a ello.

‍¿Qué es Trello?

Bueno, según las propias palabras de Trello:

Es una herramienta de colaboración que le brinda una visión general de lo que se está trabajando, quién está trabajando en ello y qué tan lejos han llegado.

Trello es como el Instagram de las aplicaciones de administración de tareas o el equivalente digital de Post-It Notes y tableros de anuncios.

Es un flujo visual de cada tarea para cada proyecto en tu negocio y en tu vida. Puedes planificar y ejecutar un nuevo producto tan fácilmente como unas vacaciones familiares .

La mejor parte es que fue diseñado para que cualquiera lo use, no solo los gerentes de proyecto, lo que lo hace accesible tanto para equipos pequeños de 3 a 10 personas como para PYMES con más de 250 empleados.

Trello es fácil de aprender y usar. No es de extrañar que sea adoptado por empresas pequeñas y grandes por igual.

Pero en lugar de solo decirte que es bueno, voy a mostrarte rápidamente cómo funciona para que puedas ver lo bueno que es para ti.‍

¿Cómo funciona Trello?

Trello se basa en el sistema Kanban de gestión de proyectos y tareas.
Kanban es una palabra japonesa que se traduce aproximadamente en “tarjeta”, “firmar” o “cartelera”.  Kanban fue desarrollado por los ingenieros de Toyota para agilizar su proceso de producción.
Los trabajadores de línea en las fábricas de Toyota usan un “kanban” (una tarjeta real) para señalar los pasos en su proceso de fabricación. Esto permite que todos los empleados se comuniquen rápidamente entre sí mediante señales estandarizadas que todos comprenden al instante, lo que agiliza su flujo de trabajo.

De manera similar, Trello usa tableros, listas y tarjetas para crear un sistema visual más simple de administración de proyectos. Estos 3 elementos básicos de la aplicación brindan un diseño visual de su trabajo para la toma de decisiones de alto nivel y la toma de medidas a nivel del suelo. Aquí hay un resumen de cada uno:‍

‍—> Tableros:

Puedes crear tableros para contener todas las tareas e información relevante para un producto o proyecto en particular.
Por ejemplo, puedes crear un tablero para una aplicación relacionada con perros que estás desarrollando o para comenzar un nuevo negocio.‍

‍—>  Listas

Las listas representan categorías dentro de un tablero; a menudo se utilizan para representar una etapa de progreso (es decir, hacer, hacer y hacer).
Puedes crear tantas listas como quieras para realizar un seguimiento de ideas, información y progreso con respecto a tu tablero (proyecto).‍

—> Tarjetas

Una tarjeta representa un elemento único y específico de un proyecto, como una tarea o una dea.
Las tarjetas son fluidas, lo que significa que se pueden reorganizar dentro de una lista o mover de una lista a otra.
También son versátiles. Simplemente puede escribir texto sin formato en ellos, o puede rellenarlos con listas de verificación, imágenes y archivos adjuntos.‍

¿Cuáles son las características de gestión de proyectos de Trello?

Más allá de sus elementos básicos, Trello ofrece una gama de funcionesque te dan control total sobre tus proyectos y te permite personalizar tu flujo de trabajo para adaptarse a tu estilo o necesidades particulares. Estas son solo algunas de las principales funciones de gestión de proyectos de Trello.‍

—> Vista de inicio

Trello lanzó recientemente su nueva característica, vista de inicio .
La vista de inicio muestra todo lo que sucede en tus tableros, incluidas las fechas de vencimiento, las notificaciones de las tarjetas (de los miembros del equipo) y las acciones que puedes tomar a continuación para hacer avanzar tu proyecto.
Te ofrece una vista panorámica de todos tus proyectos para que puedas reorientarse fácilmente con lo que estás trabajando y en lo que puedes trabajar en cualquier momento.‍

—> Colaboración en equipo

La capacidad de colaborar con un número ilimitado de miembros del equipo es una de las mejores características de Trello.
Cada tablero tiene un conjunto definido de miembros que pueden verlo y crear o mover cartas entre listas. Puede configurar la visibilidad de la junta para que todo su equipo pueda unirse a la junta a voluntad o puede invitar a empleados específicos a colaborar según sea necesario.
Puede delegar tareas asignando miembros específicos del equipo a las tarjetas, luego todos pueden discutir esas tareas en la sección de comentarios de la tarjeta.

Esto hace que la colaboración en Trello sea perfecta y directa.‍

—> Listas de control

Las listas de verificación le permiten crear subtareas y pasos más pequeños dentro de una tarjeta. Se pueden agregar, editar o eliminar a voluntad.
Puedes convertir una lista de verificación en una tarjeta si es necesario y asignar miembros del equipo a elementos específicos en la lista de verificación.
Esto hace que sea muy fácil desglosar grandes proyectos y tareas en pasos de acción manejables.‍

—> Etiquetas

Las etiquetas son muy similares a las etiquetas en Evernote o hashtags en las redes sociales.
Te permiten clasificar las tarjetas de la forma que desees. Puedes aplicar una cantidad ilimitada de etiquetas a cada tarjeta.
Simplemente puedes usar el color de una etiqueta para organizar sus tarjetas o darle a cada etiqueta un nombre para un filtrado más descriptivo.
Y con los filtros de etiquetas, puedes ver solo las tarjetas que deseas ver cuando desea verlas para mejorar el enfoque y la productividad.‍

—> Fechas de vencimiento

Las fechas de vencimiento de Trello te ayudan a mantenerte en camino para que nunca pierdas una fecha límite.
Cuando le das una fecha de vencimiento a una tarjeta, recibirás un recordatorio con 24 horas de anticipación para ayudarre a completar tus tareas a tiempo.

Como con todo lo demás en Trello, las fechas de vencimiento son altamente visuales. Aparecerán como una pequeña insignia en la tarjeta que cambia de color según lo cerca que esté de la fecha de vencimiento.

  • Gris significa que tienes más de 24 horas para terminar.
  • Amarillo significa que te quedan 24 horas para terminar.
  • Rojo significa que es debido
  • Rosa claro significa que está vencido
  • Verde significa que está completo

Las fechas de vencimiento son muy efectivas para informarte al instante cuál es la tarea más importante que debes completar y qué puedes esperar.‍

—> Archivos adjuntos

Los archivos adjuntos te permiten mantener todos los recursos que necesitas para realizar tus tareas en un solo lugar.

Ya sea que esté extrayendo archivos de tu ordenador, Google DriveDropbox o cualquier otra ubicación, todo se almacena perfectamente dentro de la tarjeta a la que se adjunta.

Con esta función, nunca tendrás que buscar en documentos informáticos no organizados o carpetas aleatorias para encontrar los materiales que necesitas para completar tus tareas.‍

 —> Suscripciones

Las suscripciones te permiten recibir notificaciones sobre cualquier cosa que le suceda a una tarjeta.  

Se te avisará cuando alguien deje un comentario, agregue una fecha de vencimiento, mueva la tarjeta o haga algo importante.

Es una característica especialmente útil para los gerentes de proyectos que no están trabajando activamente en las tarjetas, pero desean estar al tanto del progreso que se está haciendo en esas tarjetas en tiempo real.

‍¿Cuáles son las integraciones esenciales de Trello?

Trello tiene un total de 87 integraciones llamadas ” Power-Ups ” que permiten emparejar a Trello con algunas de las mejores aplicaciones que existen.

Aquí están algunos de mis favoritos:‍

—>  Google Drive

Google Drive Power-Up te permite adjuntar o arrastrar y soltar documentos, hojas de cálculo y carpetas completas en las tarjetas de Trello.

Esto hace que sea posible colaborar en sus documentos y tareas simultáneamente con facilidad.‍

—>  Slack

Slack Power-Up te permite enviar a Trello tarjetas a sus canales, configurar alertas en Slack para la actividad en las tarjetas en Trello, y adjuntar conversaciones enteras a las cartas en Trello para que sean procesables.

Slack es un emparejamiento casi demasiado perfecto con Trello para una colaboración y comunicación optimizadas.‍

—>  Repetidor de tarjetas

El encendido del repetidor de tarjeta te permite configurar tareas regulares en repetición, como reuniones semanales, contabilidad regular o actualizaciones de contraseñas.

Si haces algo más de una vez y no deseas volver a crear la misma tarjeta cada vez que lo haces, este Encendido lo hace automáticamente.‍

—>  CloudApp

CloudApp permite comunicarse visualmente facilitando la creación de archivos GIF, grabaciones de pantalla y capturas de pantalla anotadas.

Su Power-Up hace que la colaboración con Trello sea más rápida, más fácil y más divertida al permitirte adjuntar tus imágenes a las tarjetas.

Con Trello y CloudApp, puedes solicitar cambios de diseño con una captura de pantalla anotada , y corregir errores más rápido al explicar visualmente los flujos de trabajo interrumpidos con la grabación de la pantalla de video HD , o celebrar una gran victoria con un divertido GIF .

—>  Calendario

El encendido del calendario te permite ver todas tus tarjetas con fechas de vencimiento que se muestran visualmente en un calendario integrado que se sincroniza en todos tus dispositivos. Incluso puedes arrastrar las tarjetas de una fecha del calendario a otra para cambiar su fecha de vencimiento.

Esto lleva el flujo de trabajo visual de Trello a otro nivel.

—>  GitHub

El Power-Up de GitHub permite a los desarrolladores y administradores mantenerse al tanto de sus compromisos al adjuntar solicitudes de extracción directamente a las tarjetas, comenzar a trabajar en GitHub con un solo clic desde una tarjeta Trello y asociar múltiples repositorios de GitHub en una sola placa.

Trello tiene muchos usos si te lo propones. En este post, solo he arañado la superficie de lo que Trello puede hacer para que tu vida sea más organizada.

Domina Trello y conviértete en un experto en gestión de tareas.

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Hola, soy Valérie Calveyrac

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