¿Qué hace un asistente virtual?

¿Estás interesado en contratar una asistente virtual pero no está seguro de lo que pueden hacer? En nuestra vida cotidiana, contratas a alguien para realizar una tarea basada en sus calificaciones y experiencia. El problema de delegar cualquier cosa a cualquier asistente virtual es que encontrarás resultados muy variados.
Por eso es importante que entiendas lo que un asistente virtual o de productividad puede y debe hacer.
No te preocupes, he preparado la mayor parte de tu tarea aquí mismo.

Entonces, ¿qué hace un asistente virtual?

Si tuviera que enumerar cada tarea que un asistente ejecutivo podría realizar, la lista seria casi interminable así que en su lugar he preparado una lista con algunas de las tareas y deberes más comunes que puedes delegar a través de los servicios de un asistente virtual.

—> Especialización vs Generalización

En mi publicación ¿Qué es un asistente virtual? , algunos asistentes virtuales eligen especializarse en un área específica como gestión de proyectos, bienes raíces, ventas o contabilidad, por nombrar algunos. Otros asistentes virtuales optan por hacer un poco de todo y, en esencia, actuar más como un administrador general o un asistente personal.

Por ejemplo, un  asistente de ventas virtual puede ayudarte a aumentar tus ingresos. Es un buen ejemplo de alguien que se especializa pero también realiza muchas tareas administrativas generales.

Imaginemos, por un momento, que tu equipo de ventas no realiza ningún seguimiento aunque registra información sobre cada cliente potencial en tu CRM, ¿qué sucede? la conexión con este contacto se enfría y tus posibilidades de convertir ese posible contacto en una venta se vuelven más difíciles.

Un asistente de ventas que trabaje de manera remota puede ayudarte con este proceso para asegurarse de que no pierdas dinero porque tu equipo de ventas está demasiado ocupado.

Aquí tienes más ejemplos de cosas que puedes delegar a tu asistente de ventas virtual.

  • Desarrollo de prospectos y generación de leads: identifica posibles prospectos, investiga su información de contacto y brinda el contexto para comunicarte con ellos.
  • Cultiva y haz crecer tu base de clientes: monitorea las relaciones y referencias garantizando puntos de contacto regulares a través de actualizaciones de inversión y otras comunicaciones.
  • Gestión y preparación de documentos: asegúrate de que las propuestas, la documentación de inversión clave y otros informes estén listos cuando los necesites.
  • Actualice el correo electrónico o las listas de contactos de tu CRM: asegúrate de que toda la información se ingrese correctamente para no perder clientes potenciales.
  • Administra tu calendario: programa y reprograma tus reuniones y confirma citas.

Como te mencioné antes, muchos asistentes se especializan y las ventas no son más que un tipo de especialización.

Asistente virtual general

No necesito decirte que si te estás ahogando en tareas administrativas o está tratando de hacer malabarismos con demasiadas cosas a la vez, tu trabajo no solo se convierte en una fuente de estrés, sino que puede ser difícil administrar tu negocio.
Por suerte, la gran mayoría de los asistentes virtuales se especializan en tareas administrativas.

Aquí tienes algunas tareas administrativas y generales que tu asistente virtual puede realizar por ti:

—> Correspondencia y comunicación

Una de las mayores pérdidas de tiempo es la  correspondencia y comunicación. Te as parado por un momento a pensar¿cuánto tiempo pasas solo en esta tarea cada día en lugar de centrarse en tu negocio principal?

Contratar a un asistente virtual para que maneje algunas de estas tareas no solo puede aliviar tu estrés, sino que también puede liberar grandes cantidades de tiempo para que puedas realmente trabajar todo el día con menos distracciones. Considera algunas o todos estas tareas para tu asistente virtual:

  • Gestión de calendario
  • Seguimiento de clientes.
  • Enviar agradecimientos y otros recordatorios por correo electrónico
  • Gestionar y programar citas o reservas con clientes
  • Filtrado y gestión de correo electrónico
  • Responder llamadas
  • Responder tickets de soporte
  • Hacer de enlace entre tú y los miembros de tu equipo
  • Responder a las consultas de los clientes por correo electrónico.

—> Reserva de viajes y vuelos

Si viajas mucho y haces tus propias reservas de viaje, contratar un asistente virtual puede ser un regalo del cielo, pero  él o ella tiene que entender tu horario y conocer tus preferencias. Las tareas de viaje para asistente virtual pueden ser:

  • Reservar un vuelo
  • Organizar reuniones con clientes entre escalas
  • Reservar un hotel.
  • Reservar un coche.

—> Presentaciones y hojas de cálculo

Todos los asistentes virtuales tienen acceso a una computadora, lo que significa que la mayoría de los asistentes virtuales tendrán al menos una comprensión básica de la hoja de cálculo, el procesamiento de textos y el software de presentación. ¿Por qué no subcontratar informes y presentaciones simples a un asistente virtual? Aquí tienes algunas ideas:

  • Crear informes básicos (mensuales, semanales, diarios o anuales)
  • Crear gráficos para las reuniones de la junta
  • Entrada de datos
  • Crear presentaciones de diapositivas
  • Presentaciones de PowerPoint

—> Proyectos e Investigaciones

Si tienes un proyecto especial, un asistente virtual puede hacerse cargo de muchas de las tareas máscomunas que deben completarse, pero no necesariamente por ti. Cada proyecto de investigación es diferente, pero aquí tienes algunas cosas básicas que puedes delegar a tu asistente virtual.

  • Realizar una investigación inicial completa para ayudarte a iniciar un proyecto.
  • Configurar un sistema o base de datos para almacenar toda la investigación.

La lista de cosas que puedes externalizar a un asistente virtual podría ser extremadamente larga. Así que sé realista y no esperes que una persona pueda hacerlo todo o que lo haga todo perfectamente desde el principio.

Y al igual que trabajar con un empleado físicamente presente, delegar tareas y deberes a tu asistente virtual requiere planificación y organización por adelantado. Algunas tareas, las herramientas en línea y el software especializado, requerirán capacitación y tiempo para aprender.

Cuando contrates a un asistente virtual para realizar tareas administrativas generales, sé realista en lo que deseas que haga. No hay ningún asistente virtual que pueda hacerlo todo. Así que prepárate para entrenar a tu asistente virtual. Con un poco de paciencia, capacitación y comprensión, tu asistente virtual podría ser indispensable para tí y tu negocio.

 

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Hola, soy Valérie Calveyrac

En mi blog comparto todo mi saber y lo que voy aprendiendo para vivir de mi propio negocio online y poder ayudar a otras personas a conseguir el suyo a través de mis contenidos gratuitos y mis cursos de pago.

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