Cómo integrar con éxito una asistente virtual en tus operaciones comerciales

Si es propietario de una pequeña empresa o empresario, estás constantemente ocupado tratando de equilibrar el funcionamiento de tu empresa, hacer crecer tu negocio y equilibrar tu negocio con tu vida personal. Has oído que un asistente virtual puede realmente ahorrarte tiempo, pero tienes dudas sobre si vale la pena probar uno. ¿Qué tareas puede realmente quitarte? ¿Qué necesitas proporcionar para que esté al día? ¿Cómo sabrás lo que está haciendo?

Estas preguntas son buenas, pero no deben interponerse en el camino para obtener la asistencia que necesitas. Con un poco de planificación, puedes identificar fácilmente las tareas a delegar y desarrollar un flujo de trabajo que te permitirá aprovechar al máximo tu asistente virtual.

Qué delegar

Si necesitas un asistente virtual, puedes estar tan ocupado poniendo parches  que te sea difícil detenerte e identificar las tareas para entregar a otra persona. Sin embargo, este primer paso es clave para descubrir la mejor manera de utilizar tu asistente virtual.

Aquí hay algunas preguntas para ayudar a identificar proyectos que pueden delegarse a tu asistente virtual:

¿El proyecto requiere tu experiencia o juicio? Si no es así, debes dárselo a tu asistente virtual.

¿Se puede dividir el proyecto en partes? ¿Alguna de esas partes es de naturaleza administrativa? El hecho de que un proyecto requiera la toma de decisiones de tu parte no debería descalificarlo automáticamente para ser delegado. Por ejemplo, es posible que tengas que ser quien defina una publicación de blog, pero esto no significa que no puedas hacer que tu asistente virtual escriba el primer borrador. Como otro ejemplo, si estás planeando un evento, pídele a tu asistente virtual que haga la investigación inicial para lugares y proveedores de servicios de catering, y luego elije la selección que más te guste.

¿Es la tarea repetitiva? Si es así, es probable que sea una buena candidata para la delegación.

¿Cuánto tiempo te lleva la tarea y cuánto tiempo te tomaría enseñarle a tu asistente virtual? Si te toma mucho tiempo  y además es una tarea repetitiva es mejor delegar y dedicar el tiempo necesario en enseñarle a tu asistente virtual cómo hacer la tarea. 

¿Es este un proyecto que sigo postergando aunque sé que se necesita hacer? Probablemente, esto significa que el proyecto no es sensible al tiempo y sería beneficioso para tu asistente virtual que al menos logre algún progreso en él.

Establece un proceso de trabajo

Ahora que tiene una lista de los proyectos que debe abordar su asistente virtual, es hora de traer un asistente virtual, ponerle al día y establecer líneas de comunicación abiertas.

—>  Consigue la persona adecuada para el trabajo. 

Una vez que haya identificado los proyectos con los que necesita ayuda, contrata a un asistente virtual que tenga la habilidad y el conjunto de habilidades para completar esas tareas. Si la mayor parte de tu trabajo implica la entrada de datos, debes concentrarse en encontrar un asistente virtual que esté familiarizado con el software que utilizas y que pueda entrar datos rápidamente. Sin embargo, es posible que un asistente virtual capacitado en la entrada de datos no tenga las habilidades para escribir blogs, mantener tus libros o administrar tus cuentas de redes sociales. Asegúrate de que el asistente virtual que contrates tenga la capacidad de coincidir con tus proyectos.

—>  Tómate el tiempo para entrenar a tu asistente virtual. 

Hay muchos grandes asistentes virtuales, pero incluso el mejor asistente virtual no es un genio. Como cualquier profesional administrativo, tu asistente virtual necesitará algunos antecedentes sobre tu proyecto y algunas instrucciones sobre cómo deseas que se complete la tarea. Tómate el tiempo para entrenar a tu asistente virtual al principio. Cuanta más capacitación puedas proporcionar al comienzo, más rápido tu asistente virtual completará las tareas y tendrás más confianza en delegar las tareas a tu asistente.

—>  Establece líneas abiertas de comunicación.

Comunicarse con tu asistente virtual es crucial para mantener una relación de trabajo. Elije un medio de comunicación que sea conveniente para ti, pero que también permita que su asistente te contacte con sus preguntas según sea necesario. Dile a tu asistente cuáles son los mejores momentos para comunicarse contigo y cuál es su método de comunicación preferido. Si tu asistente necesita comunicarse, debe saber cómo y cuándo. Además, establecer un horario regular para que tú y tu asistente puedan hablar le da a tu asistente la oportunidad de hacer preguntas sobre proyectos y facilita una supervisión efectiva. Algunas personas les gusta conversar con sus asistentes todos los días para repasar las tareas y las preguntas o inquietudes. Otros prefieren hacerlo una vez por semana para asegurarse de que todo esté funcionando sin problemas. Tener llamadas telefónicas diarias o semanales puede ahorrar tiempo en el futuro y ayudar a prevenir demoras. 

—>  Ponte de acuerdo en cómo tu asistente virtual informará de los resultados. 

Si bien la comunicación verbal es importante, también querrás un registro de en qué está trabajando tu asistente virtual, cuánto tiempo tomó cada proyecto y qué proyectos se completaron. Tu asistente virtual puede tener un software que utiliza para informar de su trabajo o puede crear una hoja de cálculo u otro documento que el asistente virtual actualizará para alertarte sobre su progreso.

Un asistente virtual puede ahorrarte tiempo, dinero y estrés. Tomarse el tiempo para identificar los proyectos a  delegar y establecer procesos que facilitan el flujo de trabajo pagará dividendos para aprovechar al máximo tu asistente virtual.

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