Elaboración de manuales de Políticas y Procedimientos.

Los manuales de políticas y procedimientos son una parte necesaria e indispensable para el éxito de los negocios. Sin embargo, también hay otras herramientas administrativas, operativas y tecnológicas que se deben incorporar poco a poco de acuerdo a la madurez del negocio.

METODOLOGÍA PARA ELABORAR MANUALES, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Su propósito es el diseño de la estructura documental en cuanto a la elaboración e implantación de procedimientos, instructivos, formatos, políticas, registros y especificaciones.

Los cimientos son a una construcción, lo que los manuales de políticas y procedimientos son a una empresa u organización.

Hay muchos beneficios en tener manuales dentro de una empresa:

  • Al personal le facilitan cómo hacer su trabajo,
  • Las decisiones se toman muy rápidamente en todos los niveles jerárquicos,
  • Se incrementan los resultados de cada proceso,
  • El personal nuevo se capacita rápidamente,
  • Se reduce el desperdicio organizacional,
  • Se incrementa la productividad del negocio…

 

ASPECTOS BÁSICOS PARA EVALUAR SI SUS MANUALES CUMPLEN CON SU PROPÓSITO.
—>  Descripción del puesto.

Es el documento que describe a detalle los objetivos, las responsabilidades, las actividades y relaciones que realiza cada puesto autorizado dentro de la organización.

—>   Manual.

Es el conjunto de documentos (en papel o electrónico) que describen el trabajo que realiza cada proceso dentro de la organización. Generalmente se conforma con el organigrama, el perfil de los puestos, las descripciones de los puestos, los mapas de proceso, las políticas y los procedimientos.

—>   Método.

Es la guía detallada que muestra cómo realiza una persona,  un trabajo dentro de la compañía. En un método, sólo se incluye el trabajo de las personas sobre las cuáles la empresa tiene intromisión. El trabajo sobre proveedores o clientes externos no se debe incluir.

Cuando haya una interacción con algún cliente o proveedor externo, la redacción de la actividad se hace desde el punto de vista de la persona que trabaja dentro de la organización.

Por ejemplo, no se debe decir “el cliente paga en la caja” sino “el cajero le cobra al cliente”. No se debe decir “el proveedor entrega el material en el almacén” sino “el almacenista recibe el material del proveedor”.

—> Organigrama.

Es la gráfica que muestra la estructura de una organización, los niveles jerárquicos e indica claramente los nombres de los puestos autorizados y las relaciones jefe – colaborador.

—>  Perfil del puesto.

Es el documento que enumera las competencias y los requisitos mínimos que debe tener todo candidato a ocupar un puesto autorizado dentro de la empresa.

El perfil es el debe ser y la descripción de puestos es el hace.

—>   Política.

Es el conjunto de directrices, reglas, costumbres y normas relacionadas con un proceso en particular que han sido autorizados por la autoridad designada para ello. Sirve para facilitar la toma de decisiones en las actividades rutinarias.

Las directrices son aplicables a todo el personal de la compañía sin hacer distinción alguna de edad, puesto, sexo o religión. Todas las directrices deben indicar claramente:

  • El nombre del puesto que  aplica la política (no  la persona)
  • Cuál es la regla o norma a seguir para hacer lo correcto, lo adecuado, o lo conveniente en cada caso.

Una política se diseña para ser cumplida en el 90% o 95% de los casos. Las excepciones sólo las puede hacer la autoridad designada para ello. La política solamente dice qué hacer y el procedimiento dice cómo hacer el trabajo. Una política da contexto a todos los procedimientos de un proceso. Un procedimiento debe estar amparado cuando menos con una política de proceso.

—>  Procedimiento.

Es la guía detallada que muestra cómo dos o más personas realizan un trabajo dentro de la organización. En un procedimiento sólo se incluye el trabajo de las personas sobre las cuáles la organización tiene injerencia. No se incluye el trabajo sobre proveedores externos ni sobre clientes externos. En caso de que haya interacción con clientes o proveedores externos, la actividad se redacta desde el punto de vista del personaje que en la organización tiene interacción con ellos.

Por ejemplo, el cajero le cobra al cliente, el almacenista recibe la mercancía del proveedor, el Gerente atiende la reclamación del cliente, el contable presenta ante el Hacienda la documentación requerida…

El propósito real de las políticas en una empresa es simplificar la burocracia administrativa y ayudar a obtener beneficios. Una política tiene razón de ser cuando contribuye directamente a que las actividades y los procesos de la organización logren sus propósitos. Todas las organizaciones se rigen por políticas, independientemente de que estén o no por escrito. Sin embargo, al comparar los resultados que obtienen dos empresas del mismo estilo, observamos que hay, en algunos casos, diferencias abismales.

Por ello, si una organización desea obtener resultados aceptables, debe diseñar su organización alineando los criterios y políticas de todo el personal, empezando por el equipo directivo. Requiere el visto bueno del director general y de los directores o gerentes responsables de cada proceso para tener el compromiso de que lo que se escriba y se autorice, se implemente en beneficio de la propia empresa.

¿Tu empresa necesita que se le elabore los manuales de política y procedimientos? Contacta conmigo.

 

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