La mejor manera de organizar los recibos

“¿Quieres un recibo?”                                                                                                                  Escuchamos esta pregunta tan a menudo en la vida diaria, casi la desconectamos con un “No, gracias” automático. Sin embargo, llevar un registro de tus recibos es realmente muy importante, especialmente si eres propietario de una pequeña empresa o emprendedor.

Así en caso de tener una inspección fiscal,  debes poder cumplir con los requisitos de la agencia tributaria.                                                                                                            No basta con los extractos de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito porque, si bien proporcionan una prueba de una compra total, no muestran el detalle ni los detalles que exige Hacienda. Entonces, ahora que sabemos por qué es importante mantener nuestros recibos, ¿cómo mantienes todos esos pequeños fragmentos de información organizados?

—>  Toma nota

El primer hábito en el que debes incurrir, especialmente si estás tratando de organizar tus recibos de impuestos,  es hacer una pequeña nota del propósito comercial en el recibo. Si apuntas la nota inmediatamente o reservas tiempo al final del día, la semana o una vez que se realiza un grupo de compras (después de un viaje de negocios, por ejemplo), querrás que tus transacciones sean lo suficientemente frescas en tu memoria para poder etiquetarlas correctamente.

Asegúrate de hacer que la nota sea algo que te permita clasificar el gasto fácilmente más adelante. Simplemente escribir “cena” puede no ser suficiente para refrescar tu memoria si se audita un año después. Sin embargo, una nota como “comida de negocio/Pepito S.L.” será un indicador claro de un gasto de negocios sin importar cuánto tiempo haya pasado.

Si el gasto es obvio o recurrente, como la compra mensual de papel de impresora y sellos para la oficina, es posible que no se necesite una nota. Sin embargo, si hay cargos personales y comerciales en el recibo, querrás subrayar o resaltar los gastos comerciales y anotar un total separado.

—>  Ir sin papel

Para muchas personas, parte de la frustración de organizar los recibos proviene de la clasificación, archivo y almacenamiento de todos esos trozos de papel. Por lo tanto, olvídate de los voluminosos archivos y cajas de acordeón organizando tus recibos electrónicamente.

Afortunadamente, tienes varias opciones: utilizar un escáner de documentos o simplemente puedes  fotografiar el  recibo con tu teléfono (¡y enviarlo a tu increíble asistente virtual para que lo organice!). Solo recuerda tener una imagen clara del recibo completo y asegúrate de que puedas ver la fecha, la dirección del negocio y el total de la compra.

El almacenamiento electrónico de tus recibos te protege de la posibilidad de pérdida, de desgaste de la tinta o de daños que hacen que el texto sea ilegible. Esto también los hace más fáciles de buscar, ya que puedes mantener los archivos claramente etiquetados en tu computadora por año y categoría. Luego puedes encontrar o imprimir solo los que necesitas, y guardarlos durante el tiempo que desees. Sin embargo, no te olvides de hacer una copia de seguridad de toda tu información en caso de caídas informáticas, virus y otros peligros cibernéticos.

—>  Clasificar

La Ley del Impuesto de Sociedades dice que los gastos deducibles serán “todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial”

Ahora que has capturado todos estos datos, el siguiente paso es organizarlos por categoría. Esto hará que el pago de impuestos sea muy fácil y te permitirá consultar cualquier transacción sin tener que buscar en toneladas de archivos. Aquí tienes la lista de los gastos deducibles.

  • Gastos de desplazamiento: siempre y cuando el motivo de dicho viaje esté claramente relacionado con tu actividad empresarial. Además, tienes que tener una hoja de gastos que especifique ese motivo y desglosar todos los gastos en las diferentes facturas. Como se te olvide algo de eso, olvídate de deducirlo.
  • Comidas: tienen que ser comidas relacionadas y necesarias para la actividad profesional, en una localidad distinta a aquella en la que desarrollas tu negocio y de un importe adecuado. No tiene sentido que te vayas con un cliente a un restaurante y te gastes 1.000 €, ¿verdad?
  • Vehículos: se incluyen los vehículos y todos los gastos que están relacionados con ellos (mantenimiento, seguro, impuestos, …). Para que sean deducibles tienen que tener relación con la actividad de manera total, no pudiéndose utilizar estos vehículos para fines particulares.
  • Cánones y arrendamientos: alquiler, canon, asistencia técnica, arrendamiento financiero o leasing que no sean de terrenos, solares o activos no amortizables. Vamos, que en definitiva si alquilas un local para desarrollar tu actividad es deducible.
  • Servicios de profesionales independientes: pago a profesionales como abogados, auditores, notarios, etc.
  • Cuota de asociación empresarial
  • Adquisición de libros y asistencia a eventos: siempre y cuando estén relacionados totalmente con la actividad.
  • Local u oficina
  • Vestuario: siempre y cuando el vestuario tenga el logotipo o anagrama del negocio.
—>  Sé constante

Otro paso crucial en la organización de tus recibos es seguir el proceso de manera constante. Intenta mantener los gastos separados pagando con una tarjeta de crédito o cuenta bancaria “solo para negocios” cuando sea posible, y evita pagar en efectivo.

Con el tiempo, puedes modificar tu sistema probando una nueva aplicación o sistema de administración para mayor comodidad, pero si utilizas el mismo método general para guardar los recibos, capturar la información y clasificarlos cada año, tu información será consistente, fiable y de fácil acceso para ti.

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