Como usar Evernote para rastrear y archivar informes de gastos

Si estás viajando mucho, conoces el dolor de presentar informes de gastos. Seguro que  estás familiarizado con los pequeños trozos de papel que flotan dentro de tu billetera, cartera o tu bolso. De alguna manera, esquivan todos tus intentos de categorizarlos antes de que desaparezcan en una carpeta sin marcar en alguna parte. No solo necesitas hacer un seguimiento de todos los recibos, sino también rellenar el  formulario de informe de gastos, los plazos de presentación, etc., etc., etc.

Ya sea porque que no tengas acceso a una herramienta de administración de gastos o si estás buscando aprovechar tu herramienta existente de manera más eficiente, una herramienta de productividad personal como Evernote puede aliviar en gran medida la carga de los informes de gastos. Aunque no dispongas de ningún proceso de gestión de gastos, puedes usar Evernote para desarrollar uno y al menos te permitirá borrar esos recibos guardados en tu cartera o tu bolso.

Para los que todavía están en la inopia, Evernote es un sistema de almacenamiento en la nube que pretende ser su “cerebro externo”. Para muchos, es un archivador virtual y un elemento esencial de su búsqueda para dejar de utilizar papel. Las características que diferencian a Evernote de sus competidores como Dropbox son:

  1. Funcionalidad de búsqueda de PDF de Evernote;
  2. Las integraciones de Evernote con una gama de programas de hardware y software; y
  3. Funcionalidad de notas de Evernote.

En pocas palabras, permite tanto el almacenamiento de archivos como los volcados cerebrales, que son exactamente lo que necesitas al contar esos informes de gastos. Te dejo algunos consejos sobre cómo puede aprovecharlo.

  1. Crea un cuaderno de Evernote separado para cada cuenta diferente para la que solicitarás reembolsos. Esto crea automáticamente tu “carpeta de gastos” virtual, que se puede buscar fácilmente por fecha o gasto.
  2. Cada vez que recibas un recibo, simplemente abre una nueva nota en el cuaderno de Evernote correspondiente y haz una foto del recibo. Pon una etiqueta en tu nota con la foto. Luego puedes tirar ese molesto papel.
  3. Usa un programa de socios de Evernote  para sincronizar facturas de tarjetas de crédito corporativas a tu cuenta de Evernote.  Luego puedes anotar la factura con los nombres de cuenta de gastos relevantes o buscar ciertos gastos fácilmente. No es necesario escanear.
  4. Cree una nota con la hoja de informe de gastos de plantilla de tu empresa. Puedes duplicar y reutilizar esta nota cada vez que se deba generar un nuevo informe de gastos. Y la nota se puede editar allí dentro de Evernote.
  5. Envía tu informe de gastos directamente desde Evernote a tu supervisor por correo electrónico. No es necesario imprimir, fechar o enviar manualmente ese formulario. Y tu departamento de cuentas ni siquiera necesitará una cuenta de Evernote para verla. Solo recibirán un correo electrónico para informarles que el documento está listo.

Es cierto, si estás presentando gastos a través de Evernote, aún necesitarás ingresar datos manualmente en un formulario de gastos. Pero si tu empresa no proporciona y no desea pagar una herramienta de administración de gastos, esta solución al menos sacará todos tus recibos de tu billetera y los guardará en una carpeta central. ¿La mejor parte? Se podrá acceder a esa carpeta desde todos tus dispositivos y se podrá buscar de varias maneras diferentes. Ah, y ¿te había mencionado que es gratis?

¿Cuáles son algunas de tus formas favoritas de usar Evernote para la gestión de gastos?

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