5 + 1 consejos para sacarle partido a Evernote

 

Evernote es una herramienta poderosa y muy flexible. Permite sincronizar la toma de notas y el almacenamiento de archivos en todos tus dispositivos móviles y de escritorio. La verdadera utilidad de esta herramienta es que me permite colaborar con los clientes y al utilizar Evernote no solo he podido mejorar la productividad, sino que también me ha facilitado mucho la delegación a mis colaboradores.

¿Has considerado cómo usar Evernote con tu asistente personal? Sigue leyendo para obtener algunos consejos probados de Evernote.

Cómo usar Evernote con tu asistente personal

Las características de sincronización y colaboración de Evernote son sus principales puntos de venta. La capacidad de buscar, editar y compartir de manera instantánea información actualizada en cualquier dispositivo, ya sea móvil o de escritorio, en línea o sin conexión, es extremadamente valiosa. Las mismas características también facilitan la sincronización de tu asistente con tu cuenta de Evernote.

—> Comparte los datos: Dependiendo de lo preocupado que estés por la seguridad, puedes hacer que tu asistente se registre para obtener su propia cuenta gratuita de Evernote o darle acceso directo a tu cuenta. Si tu asistente tiene su propia cuenta, deberás compartir todos los cuadernos en los que deseas que trabaje con tu cuenta. Esto asegura que tu asistente virtual no tendrá acceso a todos tus datos. Por otro lado, si estás permitiendo que tu asistente acceda a tu cuenta, te sugiero que utilices una herramienta de administración de contraseñas como LastPass para minimizar la exposición de tu información de inicio de sesión.

—> Comunicación: Al igual que otras bases de datos en la nube, Evernote asigna una dirección de correo electrónico especial a cada usuario, lo que simplifica el proceso de agregar notas al sistema Evernote. Asegúrate de que tu asistente ponga su dirección de envío de Evernote en la libreta de direcciones de tu programa de correo electrónico.

—>Estructura de etiquetas: Las etiquetas de notas de Evernote son una forma útil de ordenar archivos dentro de una libreta en particular o entre libretas. Serán parte integral de cualquier proceso de Evernote en el que colabores con tu asistente. Crea un conjunto estándar de etiquetas que puedas usar para comunicaros a través de Evernote; por ejemplo, usa el nombre de tu asistente para indicar un elemento que debe agregarse a tu lista de tareas pendientes.

¿Cómo puede tu asistente usar Evernote para ti?

Dependiendo de tu industria y flujo de trabajo, múltiples formas en que podrías colaborar con un asistente en Evernote. Te dejo algunas ideas para empezar.

Archivo simple

En su nivel más básico, Evernote es un archivador basado en la nube. Al igual que con los archivadores in situ, un asistente que conoce tu flujo de trabajo y contactos está en una excelente posición para organizar tus notas para ti. Puede enviar por correo electrónico notas, recordatorios, documentos, imágenes de pizarra o incluso grabaciones de audio directamente a Evernote utilizando tu dirección de envío. Si no especificas una carpeta, Evernote coloca cada uno de estos archivos en el cuaderno predeterminado. Ahí es donde tu asistente puede encontrarlos y archivarlos en otros cuadernos para ti.

 

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Planes de viaje

La mayoría de los asistentes ejecutivos se ocupan de las reservas de viajes para sus empleadores. Si  tu asistente puede acceder a tu cuenta de Evernote, tu asistente puede consolidar itinerarios, confirmar reservas de restaurantes, poner notas de reuniones en un solo lugar. Todos los datos serán accesibles y puestos en un solo cuaderno o nota, y estarán disponibles para ti en cualquier lugar. Una gran ventaja aquí: te brinda un espacio consolidado donde puedes recolectar y tu asistente puede presentar los gastos de viaje en tu nombre.

Agregar contexto a los recordatorios

Evernote te permite configurar recordatorios para tareas o reuniones. Pero, ¿qué tan útil es un recordatorio sin alguna información sobre las tareas pendientes? Tu asistente puede adjuntar notas y documentos relevantes a las cosas en tu lista de recordatorios. Eso podría significar un borrador del informe que se supone que debes revisar junto con el recordatorio para revisarlo. O el currículum del nuevo candidato en el mismo lugar que el recordatorio para la reunión de entrevista. Este proceso ahorra tiempo y el dolor de cabeza de buscar en varias plataformas (calendario, buzón de correo electrónico, Evernote, Salesforce, etc.) para encontrar la información correcta.

Transcripción

Si grabas notas de reuniones, dictados, entrevistas o cualquier otra cosa en una plataforma que permita enviar correos electrónicos fácilmente, la transcripción puede convertirse en un proceso de un solo paso. Finaliza la grabación, envíala por correo electrónico a Evernote y tu asistente podrá hacerlo. Esto es mucho mejor porque:

  • 1) Los archivos de audio originales se pueden guardar junto con la transcripción en la misma nota de Evernote y
  • 2) Puedes seguir el progreso, ¡y cortar o pegar esas notas! en tiempo real.

Gestión de contactos

Toma una foto de esas tarjetas de negocios, envíalas por correo electrónico a Evernote y tu asistente podrá acceder a tu Outlook, Google Drive, Salesforce, Gmail, Microsoft Teams  o Slack. Por supuesto, utilizar la aplicación Hello de Evernote hace algo similar, pero luego mantiene los datos bloqueados en Hello. Y aunque es probable que alguien presente una aplicación para eso,  aprovechar una asistente para hacer este trabajo también podría proporcionarte contactos valiosos y conexiones de red que una API sólida nunca podría reemplazar.

Un último consejo: Consulta la página de la comunidad de Evernote, que muestra flujos de trabajo específicos de los profesionales de la industria. Seguro que saldrás con al menos 5 nuevas ideas sobre cómo podrías aprovechar la herramienta para colaborar con tu asistente personal.

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