¿Cómo dominar el arte de delegar (III)?

En mis publicaciones anteriores he hablado de por qué delegar es importante y cómo configurar los procesos puede ayudar a facilitar esta tarea. Ahora es el momento de ver cómo vas a emplear tu asistente virtual con herramientas de gestión de proyectos y prepararte para el éxito con paciencia y buena comunicación.

—> Herramientas de gestión de proyectos:

Hay muchas herramientas de administración de proyectos que te ayudarán no solo a definir y desglosar tus proyectos y tareas, sino que también contribuirán  a seguir el proyecto hasta el final. El uso de una herramienta de administración de proyectos es una excelente manera para comenzar a delegar tareas a tu equipo y te brinda la capacidad de realizar un seguimiento del progreso a medida que el proyecto o la tarea avanza. Puedes enviar mensajes al grupo o a las personas con las que estás trabajando y seguir la línea de tiempo establecida. Algunas de las opciones populares son:

Trello  Esta es mi preferida. Tiene bastantes recursos. Es muy fácil de usar y es intuitiva. Tienes una opción gratuita y opciones de pago. Es compatible con los dispositivos móviles.

Asana : Un software de colaboración que ayuda a su equipo a realizar el trabajo. Además de ser fácil de usar, puede conectarse con otras aplicaciones que ya posee y tener acceso a las funciones de generación de informes. Hay opciones gratuitas y de pago y es compatible con los dispositivos móviles.

Basecamp: Es un sistema de gestión de proyectos popular con una variedad de herramientas (como listas de tareas, calendarios, almacenamiento de archivos, tableros de mensajes…). Puedes probarlo de forma gratuita durante 30 días. Tiene tarifa plana.

Wrike: Ofrece una gestión de proyectos sencilla e intuitiva. Es fácil crear proyectos y asignarlos a otros. Hay opciones gratuitas y de pago y es compatible con los dispositivos móviles.

Monday:  esta es una herramienta de administración muy parecida a Basecamp. Tienes un periodo de prueba gratuito aunque todas sus opciones son de pago. De las opciones de pago  mensual, es la más cara. Hay opciones gratuitas y de pago y es compatible con dispositivos móviles.

Wunderlist:  Esta herramienta es pequeña, y no tiene muchos recursos. Es muy fácil de usar y es intuitiva. Tienes una opción gratuita.  Las  versiones Pro y Empresarial cuestan lo mismo aunque el precio de la versión empresarial es por usuario. Es compatible con los dispositivos móviles.

Si no has usado un gestor de proyectos antes, investiga primero para ver qué funciona mejor para ti y tu asistente virtual. Es posible que tardes un poco en ponerte en marcha, pero es importante poder realizar un seguimiento del progreso cuando se trabaja de forma virtual.

Utiliza una aplicación de administración de proyectos para manteneros  organizados y operativos.
—> Paciencia, claridad y comunicación.

Una vez que tengas tus herramientas en su lugar, la verdadera clave para una relación de éxito con tu asistente virtual es ser claro … en todo.  Esto significa dar instrucciones precisas, tener expectativas claras y comunicarlo de manera efectiva. Tu nueva asistente virtual no conoces tus pensamientos,  ni podrá quitar la mitad de tu carga de trabajo del primer día. Tómate el tiempo necesario en las etapas iniciales de tu relación para responder algunas preguntas con tu asistente virtual:

  • ¿Cuáles son tus expectativas para asistente virtual? ¿Qué esperas lograr?
  • ¿Cómo ves tu línea de tiempo? ¿Está dispuesto a dedicar más tiempo, al principio, a prepararte para el éxito?
  • ¿Qué tareas va a delegar en tu asistente virtual para empezar?
  • ¿Qué forma de comunicación utilizarán los dos de forma regular?
  • ¿Con qué frecuencia os comunicaréis: diariamente, semanalmente, mensualmente?

Tener paciencia al comenzar con tu asistente virtual es fundamental. Es importante tomarte el tiempo para decidir qué te gustaría que hiciera y cómo desearías que lo ejecutara. También es importante que tú o alguien de tu equipo tenga tiempo para entrenar a tu asistente virtual.

Si parece que has tenido un comienzo difícil… dale tiempo. Aparte de las personalidades en conflicto, los flujos de trabajo se pueden cambiar, las tareas se pueden reasignar y los malentendidos se pueden corregir. ¡Tomarse el tiempo, tener paciencia y una comunicación clara te ayudará a prepararte para delegar con éxito!

¿Necesitas una asistente virtual?  Entonces, echa un vistazo a mis planes y precios.

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