Aumentar tu crecimiento con una asistente virtual

 

Como empresario, no puede darte el lujo de probar todos los servicios comerciales recientemente promocionados que se supone que te harán más productivo. Tu dinero puede ser limitado, y tu tiempo ciertamente lo es. Encontrar servicios para mejorar tu productividad consiste en encontrar el ajuste correcto.  ¿Dónde necesitas mejoras tu negocio?

 Una herramienta de productividad mencionada a menudo es una asistente virtual. Una asistente virtual es simplemente un profesional que brinda soporte administrativo remoto, de mercadeo, editorial, técnico o creativo a los clientes. Las asistentes virtuales se han convertido en una opción cada vez más viable, ya que es más fácil y más barato transmitir datos de un lugar a otro. Las razones detrás de la creciente disponibilidad de asistentes virtuales son sencillas: la misma tecnología que permite a un empresario trabajar desde casa hace posible que él o ella confíe de manera eficiente en alguien que trabaje a cierta distancia.

Dada la incertidumbre que conlleva muchos esfuerzos empresariales, la flexibilidad de una asistente virtual puede ser un activo importante. Las asistentes virtuales te brindan una manera de importar talento escalable y bajo demanda en tu negocio de forma temporal o a largo plazo. Pueden completar proyectos específicos en función de sus habilidades o comprometerse regularmente con un cierto número de horas por semana o por mes, lo es particularmente útil durante las temporadas de mayor actividad o durante las temporadas de vacaciones.

Pero la flexibilidad no siempre es suficiente. Cuando contratas una asistente virtual, debes identificar un problema particular que quieres resolver o una tarea específica que necesitas completar. Aquí hay un inventario de 10 desafíos potenciales que tu empresa puede enfrentar y que deberían pedirte que comiences a pensar en un asistente virtual como una solución potencial.

—> Necesitas ayuda adicional pero no puedes comprometerte a contratar un asistente ejecutivo a tiempo completo. 

La flexibilidad que viene con tener una asistente virtual te permite usarlas solo cuando lo necesitas. Determina la cantidad de horas que tomarán tus proyectos y contrata una asistente virtual por esa cantidad de tiempo. Una asistente virtual es una alternativa rentable a un empleado a tiempo completo o incluso a un empleado a media jornada que trabaja en horarios predeterminados durante los cuales no lo puedes utilizar por completo.

—> No tienes la experiencia especializada para ciertas tareas.

 Eres un empresario brillante, pero puede que no seas un diseñador gráfico brillante ni un escritor profesional. Probablemente no tengas tiempo para aprender el conjunto completo de Adobe Creative Suite o para obtener tu maestría en periodismo. Afortunadamente, hay una asistente virtual que tiene esa experiencia.

—> No tienes un gerente de oficina o un departamento de recursos humanos. 

Las tácticas de contratación tradicionales, así como los costos, los dolores de cabeza de nómina y las regulaciones asociadas con la contratación de un empleado no son necesarias cuando se contrata una asistente virtual. Se puede contratar a una asistente virtual para una tarea específica y una vez que se completa la tarea, tu y tu asistente virtual saben que el trabajo está hecho. Las asistentes virtuales pueden incorporarse durante un tiempo determinado por semana o, una vez que sientas que te has puesto al día en tu trabajo, puedes poner tu asistente virtual en espera hasta que la necesites de nuevo.

—> Necesitas ayuda para programar, coordinar u organizar. 

¿Te perdiste una llamada de conferencia que no sabías que estaba pasando? ¿Has terminado en un lugar equivocado para una reunión de almuerzo? ¿Ha aterrizado en otra ciudad para un viaje de negocios y te diste cuenta de que olvidaste reservar un vehiculo? Si los eventos no están puestos en tu calendario o la logística de tu viaje es deficiente, es una buena señal de que necesitas asistencia para la organización. Encontrar una asistente virtual con antecedentes ejecutivos o administrativos podría ser una solución para administrar tu agenda y manejar la logística necesaria.

—> Odias la contabilidad. 

No importa la industria en la que te encuentres, alguien tiene que gestionar tu contabilidad. Muchos propietarios de pequeñas empresas asumen esta responsabilidad, asumiendo que debido a que no tienen los fondos para un contratar un contable a tiempo completo, necesitan hacerlo ellos mismos. Pero el supuesto es falso. Muchas asistentes virtuales tienen conocimiento del software de contabilidad, que está basado en la nube o se puede acceder a él de manera remota, y pueden manejar estas tareas más rápidamente y según sea necesario.

—> Estás tomando decisiones comerciales con datos insuficientes porque no tienes tiempo para completar una investigación o realizar un análisis básico.

 Las decisiones de negocios se toman mejor cuando tienes todos los datos que necesitas y puedes dedicar tiempo a analizar la información. Cuando intentas tomar una decisión acerca de por qué las ventas están bajas, es útil extraer los datos que se encuentran en tu base de datos de CRM. Cuando intentas aumentar el tráfico del sitio web, es útil revisar los análisis de conversión de objetivos para tu sitio web. Sin embargo, si te encuentras sin tiempo para investigar, tomar decisiones con información imperfecta o incompleta, o no puedes analizar los datos que tienes en tu poder, puedes traer un asistente virtual para llenar el espacio. Utiliza una asistente virtual que sea competente en el software adecuado y pídele que realize un informe o un análisis para que puedas tomar las decisiones más oportunas.

—> Estás demasiado marginado por los proyectos pequeños y no puedes centrarte en las tareas básicas. 

Saber hacer de todo parece ser un rasgo necesario para los empresarios, pero puede evitar que te centres en  las tareas importantes y limitar tu capacidad para desarrollar negocios y crecer. Los asistentes virtuales  pueden quitarte de las manos estos pequeños trabajos que te consumen mucho tiempo. La mayoria de los empresarios que utilizan asistentes virtuales  encuentran que son más beneficiosas para la subcontratación de trabajos simples y repetitivos. Estos proyectos se pueden enseñar fácilmente a una asistente virtual y, después de una interación o dos, se pueden realizar con poca supervisión, lo que permite al empresario maximizar el tiempo que necesita.

—> No has usado tus cuentas de redes sociales en meses, y mucho menos te has comprometido con algún seguidor. 

Los medios sociales pueden ser una herramienta poderosa para ganar visibilidad y hacer crecer tu negocio. Por lo tanto, es importante mantenerse al día con la presencia en línea de tu empresa. El 61% de las nuevas empresas utilizan los medios sociales para el marketing, y el 92% de los propietarios y comerciantes de pequeñas empresas están de acuerdo en que el marketing en los medios sociales es importante para su negocio. Las redes sociales son vistas como la segunda táctica de marketing digital más efectiva  para la retención de clientes (solo detrás del correo electrónico), y el 43% de los comercializadores digitales dicen que las redes sociales son su táctica más efectiva. Sin embargo, muchos empresarios se empantanan tanto en el manejo de sus negocios que se niegan a desarrollar o mantener una presencia en las redes sociales. Este rol suele ser adecuado para una asistente de marketing virtual. Pueden crear publicaciones, interactuar con seguidores y dirigirse a personas influyentes. Existen numerosas plataformas, como Hootsuite y TweetDeck, para que un empresario pueda administrar sus cuentas de redes sociales en un solo lugar.

—> Tus mandados personales están interfiriendo con la productividad de tu trabajo. 

Si bien ser un empresario es un trabajo duro, no puedes descuidar por completo tu vida personal. Al delegar tareas personales a tu asistente virtual, como organizar la entrega de tu tintorería, encontrar un centro de cuidado diurno para tus hijos, contratar a un ama de llaves, ordenar un pastel de cumpleaños personalizado para un miembro de la familia o incluso organizar tu calendario personal, puedes liberar más de tu tiempo para centrarse en tu negocio.

—> Los proyectos no se están haciendo de la manera más eficiente posible. 

Tal vez seas excelente para escribir tu blog, pero te lleva una hora averiguar cómo publicarlo en el sitio web de tu empresa. Tal vez seas un fenómeno para cerrar ventas, pero el software de CRM para el seguimiento de prospectos es increíblemente complicado. Quizás seas un gerente fantástico, pero te toma una eternidad averiguar dónde publicar ofertas de trabajo y siempre tardas en establecer una entrevista con los candidatos. No hay razón para luchar por las tareas que alguien más puede hacer de manera más eficiente.

Constantemente se nos informa acerca de algún secreto para la productividad que hará que nuestro negocio funcione sin problemas. Una asistente virtual no es una  “cura para todo”. Más bien, las asistentes virtuales vienen en una variedad de diferentes sabores, algunos de los cuales pueden ser útiles para tu negocio y otros que pueden no serlo. Antes de contratar a un asistente virtual, analiza los puntos débiles de tu empresa y haz un inventario de lo que tu empresa no está haciendo bien.

Luego, encuentra la asistente virtual adecuada para abordar el problema.

Ayudo a profesionales y empresarios a conseguir más tiempo productivo y orden en su día a día para que puedan aumentar la productividad y eficiencia de su empresa para ganar más trabajando menos.

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