Un asistente ejecutiva virtual puede actuar como tu secretaria virtual y hacerse cargo de todas las cosas administrativas que forman parte de tus actividades diarias.

Aquí tienes una lista de las 40 tareas administrativas más solicitadas que puedes subcontrtatar a una asistente virtual:

1. Gestión de correo electrónico:
Envía, responde y filtra todas las comunicaciones de correo electrónico. Tú decides qué correos electrónicos van a qué carpeta y tu asistente virtual los ordenará en consecuencia. Trabaja con una bandeja de entrada libre de desorden y responde a aquellos que necesitan tu atención. O bien, pídele a tu asistente virtual que cree plantillas de correo electrónico y responda en tu nombre.

2. Soporte de chat:
Los agentes de chat en vivo pueden ser tu primera línea para ayudar a tus clientes y visitantes del sitio web. tu asistente virtual puede responder preguntas sobre productos y ayudar a todos en sus decisiones de compra online. También puede resolver problemas técnicos o de servicio al cliente para asegurarse de que tus transacciones comerciales se realicen sin problemas.

3. Configuración de citas:
Las asistentes virtuales  de organización de citas, aseguran citas en tiempo real; vuelven a programar y cancelan citas en tu nombre. Recopilan la información de una persona, como el nombre, la dirección, el método de pago, el mejor momento para contactar, etc.

4. Manejo de llamadas entrantes y salientes
La asistente virtual te puede responder llamadas telefónicas del servicio al cliente y también hacer llamadas de seguimiento para representar a tu compañía.

5. Transcripción de audio o voz
Los transcriptores del personal virtual convierten la voz en texto. Médicos y abogados son los trabajos de transcripción más populares en el mercado, por eso estas asistentes virtuales tienen un fuerte vocabulario legal y conocimientos de terminología médica. También tienen una excelente velocidad de escritura y habilidades de escucha.

Esta tarea también es ideal para las personas que ejecutan programas de podcast y desean convertirlos en formato escrito.

6. Administración del calendario:
Al igual que la configuración de citas, los asistentes virtuales también pueden administrar tus eventos y otras actividades mensuales. Permiten el acceso electrónico a los horarios y calendarios de múltiples usuarios para que sea más fácil colaborar con tu equipo.

7. Actualizaciones de CRM:
La base de datos de la empresa necesita una actualización y un mantenimiento regulares. Un asistente virtual con conocimientos técnicos puede realizar una gestión de base de datos o CRM en línea para ayudar a proporcionar a tus clientes una excelente experiencia de usuario.

8. Investigación:
Los asistentes de administración virtual pueden buscar casi cualquier cosa, desde información y medios, estudios de casos, hasta artículos académicos o técnicos.

La investigación puede ser simple pero requiere de mucho tiempo. Si estás demasiado ocupado para navegar por Internet, es una tarea ideal para subcontratar a un asistente virtual.

9. Entrada de datos:
Reduce la carga de trabajo de tus empleados internos delegando las tareas de entrada de datos a los asistentes virtuales para abordar un gran volumen de documentos. Tus datos se almacenarán de forma segura en la nube y tu empresa aumentará su eficiencia.

10. Reserva de viajes y asistencia:
Un especialista en viajes puede ser de gran ayuda para tus próximas vacaciones. Tu asistente virtual investigará el lugar, además de gestionar los tickets, reembolsos, cambios, reprogramaciones, alojamiento en hoteles y preparación de tu itinerario de viaje.

11. Reservas en restaurantes:
Funciona muy bien junto con la asistencia de reserva de viajes. Tu asistente personal virtual encontrará y reservará un buen lugar para que puedas comer con tu familia, colegas, clientes o amigos.

12. Compras en línea y recados:
Haz que tu asistente virtual realice algunos recados para ti, ¡virtualmente! Puedes hacer la compra de las necesidades de tu hogar en línea, pagar facturas, reservar plazas en el teatro o cualquier otra cosa que se te ocurra.

Si llegas tarde al trabajo, es bueno tener una asistente virtual que trabaje en tu lista de tareas pendientes.

13. Administración del correo vocal:
Equipado con la herramienta telefónica adecuada, tu asistente virtual puede devolver las llamadas que los cliente han dejado en el contestador. También puede habilitar alertas y notificarte por correo electrónico cuando lleguen mensajes nuevos o importantes.

14. Documentación y actualización de archivos:
Incluye la creación de formularios PDF, la actualización de contratos, el formato de documentos, etc.

15. Ayuda para tus discursos:
Tu asistente virtual puede buscar oportunidades investigando la convocatoria de oradores. También puede reunir materiales y promover tu discurso en línea.

16. Presentación en Power Point:
De manera similar, tu asistente virtual puede crear una presentación de diapositivas convincente como parte de tu presentación.

17. Tenencia de libros contables:
Incluye la entrada de datos contables de Excel, la gestión del balance, la conciliación bancaria y crediticia; Mantenimiento del flujo de efectivo, de las cuentas  y procesamiento de nóminas.

18. Creación de informes:
Puedes proporcionar cualquier información y tu asistente virtual la convertirá en informes de ventas, informes de kilometraje, informes de gastos de envío, etc.

19. Preparación de las actas de la reunión:
Igual que con los informes, los asistentes de oficina virtual  pueden ayudarte a organizar tus ideas y preparar tu próxima reunión.

20. Moderación de blogs:
En lugar de permitir comentarios en tu blog de inmediato, haz que alguien los modere primero. Los blogs son documentos vivientes. La gente los encontrará mucho después de que los hayas publicado;  es mejor tener un montón de buenos comentarios en vez de  enlaces de spam de usuarios y robots.

21. Organizar Dropbox o Google Drive:
Ahorra tiempo al contratar a una asistente virtual para despejar tu cuenta de Dropbox o Google Drive. Él o ella puede configurarlo con carpetas específicas, eliminar duplicados y organizar un sistema de nombres para que encuentres cosas fácilmente.

22. Crear de hojas de cálculo:
Encuentra un asistente virtual que conozca los entresijos de las hojas de cálculo. Puedes necesitarlo para el mantenimiento de registros, contactos de relaciones públicas o administración de cuentas.

23. Envío de facturas de clientes:
Funciona muy bien para dueños de negocios, consultores y entrenadores. Puedes hacerlo a través de la grabación de audio o enviar por correo electrónico tus horas e información de facturación a tu asistente virtual que hará las facturas.

24. Control de crédito:

Tu asistente virtual puede manejarlo de forma  directa y práctica y obtener el dinero. No tiene que preocuparse por las emociones o la culpa y ni tiene que agasajar a tus clientes con regalías.

25. Encargarse de los reembolsos:

De manera similar, puede hacer que tu asistente virtual responda las quejas de los clientes y maneje los reembolsos.

26. Crear de un plan de marketing:

Es ideal para cualquier persona que acaba de empezar o lleva algún tiempo con su negocio pero no sabe nada sobre marketing digital. Contrata una asistente virtual familiarizada con  las últimas técnicas de marketing en línea y pueda adaptarse para obtener mejores conversiones.

27. Crear plantillas:

Los asistentes virtuales pueden crear plantillas que respondan a las solicitudes comunes de los clientes.

28. Soluciónar problemas:

Si estás vendiendo un curso o un producto en línea, los asistentes virtuales pueden actuar como un servicio de atención al cliente para responder y ayudar con los problemas de tus clientes.

29. Búscar productos y servicios en Internet:

Tu asistente remota puede navegar y encontra a tu competencia y mirar lo que funciona mejor para ellos.

30. Crear boletín de noticias :

¡No pierdas la semana diseñando tu boletin! Si no eres un experto,  utiliza un asistente virtual para configurar un boletín para las actualizaciones de tu negocio.

31. Enviar boletín de noticias:

Tu asistente remoto puede cargar tu lista de clientes y programar tu boletín de noticias para que salga cuando lo desees. Si tienes algunas plantillas,  tu asistente personal también puede modificarlas. Posteriormente, pidele que verifique las estadísticas  para informarte de qué funcionó y qué no.

32. Envíar de tarjetas electrónicas de saludos:

Es una excelente manera de mantenerse en contacto con tus clientes y hacerles sentir lo especiales que realmente son. Externaliza a un asistente virtual el envío de tarjetas en tu nombre. Pueden ser tarjetas de agradecimiento, felicitaciones o tarjetas de cumpleaños.

33. Configurar un seminario web: ¿Tienes una presentación pero no sabes cómo organizarlo todo en un seminario web? Un asistente virtual  puede configurar tu cuenta en un programa fácil de utilizar como Easy Webinar, Google Hangouts, GoToWebinar o WebinarJam para que pueda hablar o realizar una demostración para tus clientes.

34. Generar leads – Los asistentes virtuales pueden adquirir clientes potenciales a través de LinkedIn Marketing, MeetUp, redes sociales y configurar páginas de destino.

35. Agregar etiquetas e imágenes a las publicaciones del blog : los artículos se ven mejor si no todo son solo palabras y agregar etiquetas puede hacer que los motores de búsqueda te quieran aún más. Un asistente dedicado se asegurará de que todos los blogs estén completos con imágenes y etiquetas populares.

36. Preparar materiales de capacitación : 

Los asistentes ejecutivos virtuales para reunir todos los materiales de lectura y capacitación y compilarlos en un solo documento para que puedas distribuirlos a tu equipo.

37. Capacitar nuevos talentos virtuales:

Cuando llegue el momento de que necesites más personal, tu asistente virtual puede entrenarlo para que pueda comenzar.

38. Edición básica de archivos de audio:

Si desea editar algunas grabaciones de audio pero no sabes dónde comenzar, una asistente virtual puede usar un software de código abierto como Audacity y Ocenaudio o aplicaciones avanzadas como Adobe Audition

39. Edición básica de imágenes:

¿Quieres ver tus imágenes más nítidas y atractivas? Una asistente virtual puede hacer utilizar  un programa de edición de imágenes como Photopea, Canva  o Photoshop y hacer que se vean bien y limpias. 

40. Edición de video básica :

Puedes usar tu asistente virtual para hacer empalmes de intros y outros de un material en bruto, poner filtros, efectos o subtítulos según tus preferencias.

41. Crear videos tutoriales : Puedes usar tu asistente virtual para crear videos que expliquen cómo utilizar tu producto. Una buena demostración incluirá capturas de pantalla e instrucciones paso a paso.

42. Encuentra un talento de voz en off : Entrevista a un asistente virtual y escucha su voz. Un talento de voz en off profesional puede ser un gran activo para tu video.

  

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