40 tareas que puedes subcontratar a una asistente virtual 

Una asistente ejecutiva virtual puede actuar como tu secretaria virtual y hacerse cargo de todas las cosas administrativas que forman parte de tus actividades diarias.

Aquí tienes una lista de las tareas administrativas más solicitadas:

 

  • Gestión de correo electrónico:

Envía, responde y filtra todas las comunicaciones de correo electrónico. Tu decides qué correos electrónicos van a qué carpeta y la asistente virtual los ordenará en consecuencia. Trabaja con una bandeja de entrada libre de desorden y responde a aquellos que necesitan tu atención. O bien, pídele a tu asistente virtual que cree plantillas de correo electrónico y responda en tu nombre.

  • Soporte de chat:

Los agentes de chat en vivo pueden ser tu primera línea para ayudar a tus clientes y visitantes del sitio web. tu asistente virtual puede responder preguntas sobre productos y ayudar a todos en sus decisiones de compra online. También puede resolver problemas técnicos o de servicio al cliente para asegurarse de que tus transacciones comerciales se realicen sin problemas.

  • Configuración de citas:

Las asistentes virtuales  de organización de citas, aseguran citas en tiempo real; vuelven a programar y cancelan citas en tu nombre. Recopilan la información de una persona, como el nombre, la dirección, el método de pago, el mejor momento para contactar, etc. 

  • Manejar llamadas entrantes y salientes

La asistente virtualte puede responder llamadas telefónicas del servicio al cliente y también hacer llamadas de seguimiento para representar a tu compañía. 

  • Transcribe el audio o la voz

Los transcriptores del personal virtual convierten la voz en texto. Médicos y abogados son los trabajos de transcripción más populares en el mercado, por eso estas asistentes virtuales tienen un fuerte vocabulario legal y conocimientos de terminología médica. También tienen una excelente velocidad de escritura y habilidades de escucha.

Esta tarea también es ideal para las personas que ejecutan programas de podcast y desean convertirlos en formato escrito.

  • Administración del calendario:

Al igual que la configuración de citas, los asistentes virtuales también pueden administrar tus eventos y otras actividades mensuales. Permiten el acceso electrónico a los horarios y calendarios de múltiples usuarios para que sea más fácil colaborar con tu equipo.

  • Actualizaciones de CRM:

La base de datos de la empresa necesita una actualización y un mantenimiento regulares. Un asistente virtual con conocimientos técnicos puede realizar una gestión de base de datos o CRM en línea para ayudar a proporcionar a tus clientes una excelente experiencia de usuario.

  • Investigación:

Llevar a cabo la investigación de libros blancos. Los asistentes de administración virtual pueden buscar casi cualquier cosa, desde información y medios, estudios de casos, hasta artículos académicos o técnicos.

La investigación puede ser simple pero requiere mucho tiempo. Si estás demasiado ocupado para navegar Internet, esta es una tarea ideal para subcontratar a un asistente virtual.

  • Entrada de datos:

Reduce la carga de trabajo de tus empleados internos delegando las tareas de entrada de datos a los asistentes virtuales para abordar un gran volumen de documentos. Tus datos se almacenarán de forma segura en la nube y tu empresa aumentará su eficiencia.

  • Reserva de viajes y asistencia:

Un especialista en viajes puede ser de gran ayuda para tus próximas vacaciones. tu asistente virtual investigará el lugar, además de gestionar los tickets, reembolsos, cambios, reprogramaciones, alojamiento en hoteles y preparación de tu itinerario de viaje.

  • Reservas en restaurantes:

Funciona muy bien junto con la asistencia en la reserva de viajes. Tu asistente personal virtual encontrará y reservará un buen lugar para que puedas comer con tu familia, colegas, clientes o amigos.

  • Compras en línea y recados:

Haz que tu asisitente virtual realice algunos recados para ti, ¡virtualmente! Puedes comprar tus comestibles o las necesidades de tu hogar en línea, pagar facturas, reservar un asiento para una película de cine o cualquier otra cosa que se te ocurra.

Si llegas tarde al trabajo, es bueno tener una asistente virtual que trabaje en tu lista de tareas pendientes.

  • Administración del correo de voz:

Equipado con la herramienta telefónica adecuada, tu asistente virtual puede devolver las llamadas que se han dejado en el correo de voz. También puede habilitar alertas y notificarle por correo electrónico cuando lleguen mensajes nuevos o importantes.

  • Documentación y actualización de archivos:

Incluye la creación de formularios PDF, la actualización de contratos, el formato de documentos, etc.

  • Ayudar en los compromisos de hablar:

Tu asistente virtual puede buscar las oportunidades de hablar adecuadas, investigando la convocatoria de oradores. También puede reunir materiales y promover tu discurso en línea.

  • Crea una presentación en power point:

De manera similar, tu asistente virtual puede crear una presentación de diapositivas convincente como parte de tu presentación. 

  • Tenencia de libros contables:

Incluye la entrada de datos contables de excel, la gestión del balance, la conciliación bancaria y crediticia; Mantenimiento del flujo de efectivo, cuentas en QuickBooks y Peachtree; y procesamiento de nóminas. 

  • Creación de informes:

Puedes proporcionar cualquier información y tu asistente virtual la convertirá en informes de ventas, informes de kilometraje, informes de gastos de envío, etc.

  • Prepara las actas de la reunión:

Igual que con los infromes, los asistentes de oficina virtual  pueden ayudarte a organizar tus ideas y preparar tu próxima reunión.

  • Moderación de blogs

En lugar de permitir comentarios en tu blog de inmediato, haz que alguien los modere primero. Los blogs son documentos vivientes. La gente los encontrará mucho después de que los hayas publicado;  es mejor tener un montón de buenos comentarios en vez de  enlaces de spam de usuarios y robots.

  • Organizar Dropbox o Google Drive:

Ahorra tiempo al contratar a una asistente virtual para despejar tu cuenta de Dropbox o Google Drive. Él o ella puede configurarlo con carpetas específicas, eliminar duplicados y organizar un sistema de nombres para que encuentres cosas fácilmente.

  • Creación de hojas de cálculo:

Encuentra un asistente virtual que conozca los entresijos de las hojas de cálculo. Puedes necesitarlo para el mantenimiento de registros, contactos de relaciones públicas o administración de cuentas.

  • Envío de facturas de clientes:

Funciona muy bien para dueños de negocios, consultores y entrenadores. Puedes hacerlo a través de la grabación de audio o enviar por correo electrónico tus horas e información de facturación a tu asistente virtual que hará las facturas. 

Control de crédito:

Ahora, puede parecer extraño y ‘personal’ cuando le recuerda a sus clientes sus pagos. No se preocupe, su VA puede manejar una forma muy directa y práctica y obtener el dinero. No tiene que preocuparse por las emociones o la culpa y aún debe tratar a sus clientes como regalías.

Cómo encargarse de los reembolsos : de manera similar, puede eliminar el estrés haciendo que su asistente ejecutivo responda las quejas de los clientes y maneje los reembolsos.

Cree un plan de marketing : ideal para cualquier persona que acaba de comenzar o ha estado en un negocio por un tiempo pero no sabe nada sobre marketing digital. Contrate un VA que conozca las últimas técnicas de marketing en línea y pueda adaptarse para obtener mejores conversiones.

Cree plantillas : los asistentes de la oficina virtual pueden juntar archivos de deslizamiento de script para las solicitudes comunes de los clientes.

Solución de problemas : si está vendiendo un curso o producto en línea, los VA pueden actuar como su servicio de asistencia para responder y ayudar con los problemas de los clientes.

Búsqueda de productos y servicios en Internet : navegue y encuentre sitios de la competencia y vea qué funciona mejor para ellos.

Cree un boletín de noticias : ¡No pierda una semana entera haciendo que su boletín se vea genial! Si no eres un experto y no sabes cómo diseñar una cosa o dos, usa un VA para configurar un boletín para las actualizaciones de tu negocio.

Enviar boletín de noticias – Entonces, después de recibir un boletín bien hecho, necesita enviarlo, ¿verdad? El VA puede cargar su lista de clientes y programar su boletín de noticias para que salga cuando lo desee. Si tiene algunas plantillas, entonces el VA también puede modificarlas como cambiar la fecha, el titular, el diseño, etc. Puede pedirles que verifiquen las estadísticas posteriormente para informarle qué funcionó y qué no.

Envío de tarjetas electrónicas de saludos : una excelente manera de mantenerse en contacto con sus clientes o clientes y hacerles sentir lo especiales que realmente son. Externalice a un empleado virtual el envío de tarjetas en su nombre. Pueden ser tarjetas de agradecimiento, felicitaciones o tarjetas de cumpleaños.

Conversión, división y fusión de PDF: la conversión de archivos a PDF tiene sus propias ventajas, como menor tamaño, alta portabilidad y una gran seguridad. Asigne su VA para desensamblar y ensamblar archivos PDF de forma rápida y sencilla, ya sea en línea o software instalado.

La generación del plomo – Generación de clientes potenciales de calidad es esencial para que una empresa como nutriéndolos conducirán finalmente en ventas. Los VA pueden realizar adquisiciones de clientes potenciales a través de LinkedIn Marketing, MeetUp, redes sociales y configurar páginas de destino.

Agregar etiquetas e imágenes a las publicaciones del blog : los artículos se ven mejor si no son solo todas las palabras. Y agregar etiquetas puede hacer que los motores de búsqueda los amen aún más. Un asistente dedicado se asegurará de que todos los blogs estén completos con imágenes y etiquetas populares.

Preparación de materiales de capacitación : asistentes ejecutivos virtuales para reunir todos los materiales de lectura y capacitación y compilarlos en un documento completo para que pueda distribuirlos a su equipo.

Capacitación de nuevos talentos virtuales : además, cuando llegue el momento de que necesite otro personal, su VA puede entrenarlo y mostrarle las cuerdas para que pueda comenzar.

Edición básica de archivos de audio : si desea editar algunas grabaciones de audio pero no sabe dónde comenzar, una VA puede usar software de código abierto como Audacity o aplicaciones avanzadas como Adobe Soundbooth o GarageBand. Dale un breve donde quieras algunos recortes, filtros o efectos de sonido.

Edición básica de imágenes : ¿Quieres ver tus imágenes más atractivas y nítidas? Una VA puede hacer alguna edición básica de Photoshop y hacer que se vean bien y limpias. También puede pedirle que recorte una imagen de un modelo usando su producto.

Edición de video básica : empalmes de intros y outros de un material en bruto. VA para editar clips innecesarios y poner filtros, efectos o subtítulos según sus preferencias.

Cree videos tutoriales : asigne un VA para crear videos que expliquen cómo usar su producto. Una buena demostración incluirá capturas de pantalla e instrucciones paso a paso.

Encuentre un talento de voz en off : Entreviste primero a un VA y escuche su voz. Un talento de voz en off profesional puede ser un gran activo para tu video.

Configurar un seminario web : ¿Tiene una presentación pero no sabe cómo organizarlo todo en un seminario web? Un asistente virtual general puede configurar su cuenta en un programa fácil de usar como GoToWebinar para que pueda hablar o realizar una demostración para sus clientes.

Con mis servicios de asistente virtual, ayudo a  profesionales independientes y emprendedores online en la gestión de sus tareas diarias para que puedan cuidar de sus clientes y hacer crecer su negocio.

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