3 obstáculos de productividad a evitar con tu asistente virtual

 

El uso de asistentes virtuales ha estado en alza en los últimos años entre empresarios, nuevas empresas y propietarios de pequeñas y grandes empresas. Pero muchos profesionales ocupados que están ansiosos por subcontratar proyectos tienen dificultades para descubrir la mejor manera de trabajar con las asistentes virtuales. En Por2cuenta hemos visto que muchas empresas utilizan asistentes virtuales para crear valor y hacer crecer su negocio, pero otras luchan por aprovechar al máximo sus asistentes virtuales.

Te hablo de tres obstáculos comunes y cómo puedes evitarlos para disfrutar de una relación productiva con tu asistente virtual.

—> Delegación de tareas, no de proyectos.

Algunas personas piensan que sus asistentes virtuales son un recurso para las tareas pequeñas o aleatorias de su negocio. Sin embargo, para utilizar correctamente una asistente virtual, debes tener visión de futuro. Tu asistente virtual tiene que tener la capacidad de trabajar por su cuenta y poder convertirse en un componente integrado de tu organización. Con este fin, debes pensar en un proceso de flujo de trabajo  brinde a tu asistente virtual un marco para que él o ella opere de manera autónoma. Por ejemplo, si tu asistente está manejando tus reclutamientos de personal, tener un software como Zoho puede ser muy analizar los currículos, permitir a los empleados comentar sobre los candidatos y hacer un seguimiento de dónde se encuentra cada candidato dentro del proceso de reclutamiento, desde la recepción de su solicitud hasta la etapa de entrevista y las verificaciones de referencia.

—> Cuellos de botella.

A menudo, las personas que contratan a una asistente virtual pueden ser su peor enemigo para encasillar un proceso de trabajo. Asegúrate de que tu asistente virtual tenga acceso a la información que necesita para hacer su trabajo.

  • Si estás utilizando un asistente legal virtual , asegúrate de que el  o ella tenga acceso al archivo del caso relevante.
  • Si estás recibiendo asistencia de un asistente de marketing virtual, es posible que debas proporcionar credenciales de inicio de sesión para el backend de tu sitio web, tu lista de correo y las plataformas de redes sociales.
  • En el caso de una asistente ejecutiva virtual, proporciona acceso a tu calendario, correo electrónico y contactos para que tu asistente virtual no tenga que pedirte tu disponibilidad o la dirección de correo electrónico de un contacto.

No hagas que tu asistente virtual solicite con frecuencia tu aprobación para completar las tareas encomendadas.

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—> Falta de comunicación.

La comunicación es fundamental para sacar el máximo provecho de tu asistente virtual. En un entorno de oficina, generalmente hay un contacto incidental entre empleadores, trabajadores y contratistas independientes. Tus empleados se mezclan en áreas comunes como salas de descanso, ascensores y áreas de trabajo. Esto proporciona a los miembros de tu equipo oportunidades frecuentes para transmitir información importante y colaborar. Cuando se trabaja con una asistente virtual, hay pocas oportunidades para la comunicación incidental.

Para facilitar el mismo tipo de intercambio de información, la comunicación debe facilitarse de una manera más estructurada, a menudo mediante reuniones semanales. Una de las primeras cosas que debes hacer cuando comienzas a trabajar con un asistente virtual es programar reuniones regulares por videoconferencia o por teléfono.

Además, ten en cuenta que la medida en que la comunicación es necesaria variará según la etapa de tu relación con tu asistente virtual. Al principio, prepárate para estar disponible para explicar cómo funciona tu negocio y para responder a las preguntas de tu asistente virtual o para ayudarle a resolver problemas. Tu asistente virtual pronto se encargará de estas cosas, pero casi siempre habrá una curva de aprendizaje. La comunicación adecuada puede generar dividendos al acelerar el proceso de aprendizaje de una asistente virtual.

Los asistentes virtuales se están convirtiendo en una necesidad para las pequeñas empresas y las empresas de nueva creación que desean aprovechar al máximo sus recursos. Evitar estos tres obstáculos te ayudará a sacar el máximo provecho de esta poderosa herramienta.

Ayudo a profesionales y empresarios a conseguir más tiempo productivo y orden en su día a día para que puedan aumentar la productividad y eficiencia de su empresa para ganar más trabajando menos.

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